Se não existir previamente, a análise da função deverá ser elaborada ou revista aquando do recrutamento (Peretti, 2001). A definição da função visa descrever exacta e exaustivamente as componentes de uma função (Caetano e Vala, 2002), levantando os aspectos intrínsecos do cargo, ou seja, o seu conteúdo, e os aspectos extrínsecos do mesmo, ou seja, os requisitos que o colaborador deve possuir para o ocupar (Chiavenato, 2000). Parafraseando Mejia, Balkin e Cardy (1995), trata-se de pôr em palavras o que as pessoas fazem no trabalho.
Quando se procede à análise de uma função, existem três elementos a abordar (Câmara, Guerra e Rodriguês, 2003):
1. Identificar a função concretamente, o seu título e o seu enquadramento na organização;
2. Especificar os requisitos pretendidos para o candidato nomeadamente: aptidões e competências técnicas, experiência anterior, dimensões comportamentais exigidas para o sucesso na função e factores preferenciais;
3. Especificar o que a organização oferece em troca como remuneração e benefícios atribuídos, oportunidades de formação e de carreira, o local de trabalho, o horário, entre outros.
Existem várias metodologias através das quais se pode desenvolver a análise de funções, sendo de referência “quase obrigatória” a técnica dos incidentes críticos de Flanagan (1959), o PAQ (“Position Analysis Questionnaire”) de McCormick e o Coeficiente J de Primoff (1955) (Caetano e Vala, 2002).
A análise da função deve ser o mais fiel possível à realidade sob pena de trazer inconvenientes como insatisfação no momento da integração ou insucesso profissional (Peretti, 2001).
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